если рыбы вылезают из воды и категорически не хотят заходить обратно — значит, пора подменивать воду...

формально описать внешние признаки необходимости подмены очень сложно. но с появлением собственного опыта это понимание приходит. достичь положительного опыта можно, например с помощью тестов на азот. почитайте, например, вот здесь. где-то в середине там есть как раз то, что вам нужно.

Так как нитраты и фосфаты поглощаются растениями,то в засаженном растениями аквариуме воду нужно менять намного реже. В цихлидниках,где растений нет или почти нет,менять нужно чаще. Частота определяется тестами на нитрат. Довольно неплохих результатов я добивался цихлидником с кучей плавающего на поверхности роголистника. Растение это совсем не портило картину,затеняло толщу воды аквариума,успокаивая при этом рыб и активно поглощало из воды нечисть. Желательно наличие слабой помпы для перемещения обогащенной нитратами и углекислым газом воды к роголистнику.

Если хотите стабильный, благополучный аквариум, в котором все более-менее растет и размножается - подменивать все равно необходимо (старая вода, если совсем не менять - для многих видов ингибирует рост и размножение).
Если флора и фауна, которую вы выбрали, хорошо себя чувствует в старой воде - 20-30% в месяц (лучше - не в один прием, особенно если вода из-под крана - слегка щелочная), для аквариумов, где старая вода не желательна (или организованных почти без растений, перенаселенных и т.п.) - 20-30% в неделю.
Это - в среднем.
Так как бывают варианты, когда воду только доливают (и все - отлично), а бывают - с протокой по пол-объема-объем в сутки - и тоже все зашибись.
Так что "общие рекомендации" как раз служат чтобы не было "признаков необходимости". А ваш выбор - от предпочтений и специфики хозяйства.

Это "в общем". Как "средняя температура по больнице".

У меня показателем стабильности аквариума работают амбулярии .Если они не летают по аквариуму , именно летают а не еле ползают , или поднимаются над поверхностью воды и там зависают надолго [ что еще хуже ] то тут же иду менять воду . За почвой следят меланьи , если я их не вижу то все нормально но если стали вылазить наружу то что-то не то происходит и надо срочно принимать меры .`Но все ето относительно . меланьи могут вылезти просто потому что их много и ампулярии заснуть из-за низкой температуры , так что надо иметь в виду все факторы влияющие на поведение улиток . При плохой механической филтрации становится грязным и неряшливым мох . При высоком содержании органики быстро растут плавающие растения - ряска , гиацинт и т.д.

Повторю - не всем (рыбам и траве) хорошо в "старой" воде. Должна быть мера во всем: у меня есть студентка, которой я давал эндлеров, с замечательным "старым" аквариумом - 40 л. с лампой накаливания и годами - только доливаемой водой. У нее рыба просто не стала размножаться (хотя живородка обычно отлично держит старую воду). Я ей посоветовал подмены - и все стало нормально.
Плодятся.
С другой сторны, когда я водил ушастых окуней (сейчас этой рыбы просто НЕТ) - там как раз нежелательно было увлекаться подменами.

Т.е. все должно быть без фанатизма.
Причем со старой водой есть еще один ньюанс - когда после длительного долива аквариумист замечает замедление роста растений и снижение активности рыбы - ни в коем случае нельзя проводить мощные подмены, если вода в кране - нейтральная или слабощелочная.
Так как старая вода - всегда слабокислая (даже при "фонящем" грунте, кроме, разве что - мраморной крошки или чистых известняков, да и на них - закислится). В ней много аммония, но мало - аммиака. Аммоний - малотоксичен (хотя и тормозит рост и развитие многих гидробионтов). Скачок РН при подмене мгновенно переведет аммоний - в ядовитый аммиак.
И все - ЛЯЖЕТ.
А любитель будет гадать - что такое было в воде?
Да ни хрена в ней не было. Чистая была.
Все, что нужно было для катастрофы - не пришло извне. Оно уже было в аквариуме!

Да. Для большинства распространенных, несложных видов - держитесь этой "золотой середины" - и будет вам счастье.